Esta es la primera vez que la Generalitat llevará a cabo una contratación centralizada en materia de viajes y alojamientos lo que permitirá, además de reducir los costes, tener también un mayor control del gasto realizado y aumentar la transparencia. La Universitat de València también ha decidido adherirse a esta modalidad de contratación, con un presupuesto anual de 2,04 millones de euros. El acuerdo marco podrá prorrogarse por otro año más.
El objetivo de la contratación centralizada es implantar un modelo de gestión más profesionalizado para conseguir el precio más competitivo del mercado, obteniendo mayores descuentos sobre el volumen de facturación y pagando menos comisiones.
La centralización supone que todas las entidades de la Central de Compras tendrán un procedimiento ordenado y reglado, con normas unificadas, para la presentación del servicio de agencia de viajes. La centralización, además, permitirá conocer con exactitud el número y caracterÃsticas de los viajes que se realizan.
CaracterÃsticas del servicio
Las prestaciones que se incluirán en este acuerdo serán el transporte aéreo, terrestre y marÃtimo, y se contemplará tanto la gestión de la reserva, como la emisión, modificación, anulación y entrega de billetes. Asimismo, también se incluye el alojamiento y el alquiler de vehÃculos.
La contratación centralizada establecerá las condiciones generales de las prestaciones. AsÃ, las reservas de alojamiento serán para habitaciones estándar de uso individual o doble. Los establecimientos hoteleros estarán bien ubicados en un sitio adecuado, teniendo en cuenta la distancia existente entre el sitio de llegada y el lugar de la reunión o la conferencia para minimizar el uso de vehÃculos privados o taxis. En todo caso, siempre que sea posible, se ofrecerán tres hoteles con dichas caracterÃsticas para su elección.
También se primará la utilización de transporte público en los desplazamientos, considerando que los medios menos contaminantes son, por orden decreciente, los siguientes: tren, autobús, automóvil y avión.
Tanto los desplazamientos en avión como en tren serán en lÃneas regulares, con trayectos directos si es posible, en clase turista o similar. También se utilizarán, en la medida de lo posible, compañÃas de bajo coste, y se estudiará si la tarifa en un vuelo anterior o posterior (en no más de 3 horas) fuera considerablemente más económica para ofrecerla.
Cómo se adjudica el acuerdo marco
El acuerdo marco no limitará el número de empresas adjudicatarias con el objetivo de fomentar la competencia, la rebaja de precios y la participación de agencias valencianas, incluidas algunas de menor tamaño. En una primera fase se seleccionarán las empresas que reúnan los requisitos establecidos y que presenten las ofertas más ventajosas atendiendo a las condiciones establecidas.
En la segunda fase de la contratación, las conselleries y el sector público de la Generalitat podrán elegir entre dos modalidades, que consistirán, bien en la celebración de un contrato con una de las entidades adjudicatarias del acuerdo marco o bien en la realización de segundas licitaciones con las adjudicatarias para cubrir peticiones concretas de servicios.
La primera modalidad resulta adecuada cuando no se pueden prever con antelación las necesidades que se van a a tener. En este caso, la entidad opta por celebrar un contrato por un periodo de tiempo basándose en la mejor oferta realizada en el acuerdo marco.
La otra modalidad consiste en realizar segundas licitaciones. Esta opción es especialmente útil cuando una entidad sabe con antelación los desplazamientos que va a tener que realizar y los hoteles que va a necesitar contratar en fechas concretas. El objetivo, en ambos casos, es siempre conseguir un servicio de calidad al mejor precio.
Ahorro de 115.000 euros en trenes Ave y larga distancia
El acuerdo marco para la contratación centralizada de viajes permitirá suscribir un convenio especial con Renfe para desplazamientos en AVE y en trenes de larga distancia con el objetivo de obtener descuentos dependiendo del consumo que se realice y conseguir condiciones más ventajosas. Gracias a este acuerdo, se estima que la Generalitat conseguirá un ahorro de aproximadamente 115.000 euros anuales.
En la actualidad el gasto global en desplazamientos en AVE y larga distancia en la Generalitat alcanza los 500.000 euros anuales.
