Cómo convertir los datos del ERP en decisiones

Hoy en día, las empresas se encuentran en una situación que, cuanto menos, es paradójica: tienen más datos que nunca, pero les cuesta mucho más tomar decisiones. Muchas cuentan con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) que registra cada venta, cada movimiento del almacén y cada apunte contable. Pero el uso de este tipo de software por sí solo no basta, es simplemente un gran almacén de datos. Para que toda esa información pueda servir para algo, debe ser procesada, filtrada y visualizada de forma estratégica.

Por lo tanto, para que una compañía pueda alcanzar sus objetivos organizacionales y seguir creciendo, necesita aumentar la velocidad con la que puede transformar esos datos en decisiones acertadas. Teniendo esto en cuenta, a continuación, analizaremos cómo la unión de un programa como Microsoft Dynamics y un software de Inteligencia de Negocio (BI) puede hacer que tu empresa sea más eficiente en este sentido.

¿Qué es Microsoft Dynamics?

Quizá deberíamos empezar por explicar que Microsoft Dynamics 365 es la evolución en la nube de las soluciones tradicionales de gestión empresarial. Se trata de una plataforma única que combina capacidades de ERP y CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con Clientes), que ha sido diseñada específicamente para eliminar los silos de información que suelen fragmentar a las organizaciones.

Lo que lo diferencia de los demás softwares que existen en el mercado es su modularidad, ya que con él puedes empezar manejando solo lo que necesitas (como, por ejemplo, el área de ventas o finanzas) e ir añadiendo aplicaciones específicas de marketing, operaciones o de automatización de proyectos en la medida que tu negocio crece. Además, el hecho de que la plataforma esté integrada en el ecosistema de Microsoft garantiza una familiaridad de uso que acelera su adopción por parte de los empleados, así como una total integración con las demás herramientas de oficina que ya utilizas a diario.

La Inteligencia de Negocio (BI): ¿qué es y por qué es importante?

La Inteligencia de Negocio (o Business Intelligence), por su parte, es el conjunto de metodologías y herramientas que permiten extraer datos de diversas fuentes, procesarlos y presentarlos en forma de información analítica fiable. Su importancia radica en que ofrece una fotografía fiel y en tiempo real de la situación de tu empresa, eliminando así la necesidad de basar tus estrategias en meras intuiciones o en informes que se quedan obsoletos al día siguiente de haberlos impreso.

Pero no estamos hablando de una cuestión de mejora estética de los informes, sino en implementar soluciones que producen beneficios tangibles:

• Reducción de los costes operativos: al detectar las ineficiencias de forma inmediata.

• Aumento de la productividad: el personal deja de dedicar horas a confeccionar Excels de forma manual para centrarse en el análisis.

• Reducción de los riesgos: los filtros inteligentes que estos programas poseen permiten identificar desviaciones antes de que estas se transformen en graves problemas.

• Agilidad estratégica: también facilita el poder realizar planes y analizar resultados con una base de datos actualizada directamente desde el programa de gestión.

El puente hacia la eficiencia, la conexión entre Microsoft Dynamics y el BI

Probablemente a estas alturas ya te habrás dado cuenta la conexión entre Microsoft Dynamics y una solución de Inteligencia de Negocio, como pudiera ser Microsoft Power BI, es, en esencia, un proceso de "refinado” de datos. Con ellos dos trabajando juntos, el flujo de trabajo se puede dividir en cuatro etapas básicas:

• Generación y almacenamiento: los procesos diarios de tu empresa (ventas, compras, producción) alimentan la base de datos de Microsoft Dynamics 365.

• Extracción y conexión: gracias a la arquitectura cloud, el software de BI se conecta directamente al ERP, con lo cual, se logran romper los silos, ya que la información de finanzas comienza a cruzarse con la de operaciones de forma automática.

• Transformación mediante los filtros inteligentes: los datos brutos se limpian y se organizan en "cubos multidimensionales", lo que permite, por ejemplo, ver las ventas no solo por importe, sino por región, por vendedor, por margen de beneficio y por familia de producto simultáneamente.

• Visualización en cuadros de mando: finalmente, la información se presenta en paneles visuales e interactivos llamados Cuadros de Mando, que faciliten que tú o alguien de tu equipo directivo pueda tomar decisiones de una forma mucho más rápida y precisa.

7 KPIs clave para monitorizar tu éxito

Eso sí, para que la Inteligencia de Negocio sea efectiva, necesitas definir indicadores clave de desempeño (KPIs) que realmente muevan la aguja de tu negocio. A continuación, te presentamos siete ejemplos de KPIs que pudieran servirte como guía:

1. Margen de Beneficio Neto por Proyecto: no basta con saber cuánto facturas. Puedes ver en tiempo real qué proyectos o clientes están siendo realmente rentables tras descontar los costes operativos directos e indirectos.

2. Ciclo de Conversión de Efectivo (CCE): mide cuánto tiempo tarda tu empresa en convertir sus inversiones en inventario y otros recursos en flujo de caja proveniente de las ventas.

3. Valor de Vida del Cliente (LTV): indica el beneficio neto total que se espera generar de un cliente durante toda su relación con tu empresa. Un dato que puede resultar crucial para la elaboración de los presupuestos de marketing.

4. Tasa de Rotación de Inventario: permite identificar el "stock muerto" que consume recursos de hardware y espacio, a fin de optimizar la tesorería.

5. Coste de Adquisición de Clientes (CAC): al conectar las apps de Marketing y Ventas de Microsoft Dynamics, puedes saber exactamente cuánto te cuesta conseguir un cliente nuevo y compararlo con el LTV.

6. Desviación Presupuestaria en Tiempo Real: en el área de Finanzas, permite ver la diferencia entre lo planificado y lo ejecutado sin esperar al cierre de mes.

7. Tasa de Cumplimiento de Plazos de Entrega (OTIF): mide la eficacia de la cadena de suministro y la satisfacción del cliente de manera objetiva.

Errores comunes que se cometen al implementar soluciones de BI

Pero incluso, aun contando con las mejores herramientas, existen trampas que pueden frenar tu retorno de inversión (ROI). Las más comunes son:

• Parálisis por análisis: intentar medir demasiadas cosas a la vez. Es mejor que empieces con 5 indicadores clave que con 50 irrelevantes.

• Datos de entrada de baja calidad: si la información que se introduce en el ERP es errónea, lógicamente el cuadro de mando mostrará conclusiones inexactas.

• Falta de formación: no involucrar a los empleados en el uso de la herramienta es terrible. La facilidad de uso de los entornos Microsoft juega a tu favor, pero no olvides que la capacitación es fundamental.

• No actualizar los indicadores: las necesidades de tu negocio no son estáticas, suelen cambiar, por lo tanto, los cuadros de mando deben evolucionar con ellas.

Checklist para una toma de decisiones inteligente

Ahora bien, antes de dar el siguiente paso hacia la transformación digital de tu empresa, asegúrate de marcar estas casillas:

• [ ] ¿Tengo identificados los tres problemas principales que quiero resolver con mis datos?

• [ ] ¿Mis soluciones de gestión están conectadas o siguen funcionando como islas independientes?

• [ ] ¿Cuento con una solución escalable como Microsoft Dynamics 365 que me permita pagar únicamente lo que necesito hoy?

• [ ] ¿Puedo acceder a mi información analítica desde cualquier lugar y dispositivo?

• [ ] ¿Mi equipo dedica más de un 10% de su tiempo a crear informes en lugar de analizarlos? (Si es así, necesitas BI).

• [ ] ¿He simplificado mi centro de datos (CPD) aprovechando las ventajas de la nube?

Como verás, en la actualidad, integrar softwares como Microsoft Dynamics con la Inteligencia de Negocio es una necesidad para cualquier pequeña o mediana empresa que aspire a ser competitiva, reducir los costes y, sobre todo, liderar su mercado con la seguridad de quien sabe exactamente dónde está pisando. ¿A qué esperas para hacerlo?