¿Hasta cuándo debo conservar la documentación tributaria, por si la pide Hacienda?

Acabada ya la campaña de IRPF, son muchos los contribuyentes que se preguntan si pueden deshacerse ya de la documentación tributaria que afecta a ejercicios antiguos, ya prescritos, o si ésta todavía podría ser requerida por Hacienda.

Pues bien, lo primero que hay que tener en cuenta es que Hacienda puede solicitar a un contribuyente no sólo la documentación propia, correspondiente a sus obligaciones fiscales, sino también aquélla que se refiera a sus relaciones con terceros. Por tanto, a la hora de conservar la documentación tributaria hay que referirse a toda ella, y no sólo a la que atañe al propio contribuyente.

Teniendo en cuenta lo anterior, vemos como la prescripción de la obligación de facilitar dicha documentación se regula en el artículo 70 de la Ley General Tributaria, precepto que regula tres supuestos distintos.

El primero de ellos es el referido a la documentación del propio obligado tributario. Y, en este punto, dispone el apartado 1 del citado artículo que, “las obligaciones formales vinculadas a otras obligaciones tributarias del propio obligado sólo podrán exigirse mientras no haya expirado el plazo de prescripción del derecho para determinar estas últimas.”

Por tanto, mientras la Administración siga pudiendo dictar liquidación al contribuyente, en relación con un determinado ejercicio (4 años desde el último día que hubo para presentar la declaración o autoliquidación), es necesario conservar dicha documentación. 

El segundo supuesto se refiere a la obligación de conservar documentación por parte de los empresarios. Y ello, remitiéndose al plazo previsto en la normativa mercantil (6 años), o al plazo en el que todavía se pueda dictar liquidación en relación con los ejercicios a los que se refiera dicha información (4 años como regla general), y prevaleciendo el plazo que sea mayor de los dos.

En cuanto al plazo de 6 años previsto en la normativa mercantil éste se cuenta desde el último asiento realizado en los libros. Estamos, además, ante una obligación de conservación y aportación de la documentación que se exige al empresario incluso aunque haya cesado en la actividad. Y también, en caso de fallecimiento del empresario, recayendo en este caso la obligación sobre sus herederos. Tampoco la disolución de la sociedad exime al empresario de la obligación de conservar la documentación, siendo en este caso los liquidadores de la sociedad los que deban cumplirla.

Por último, el citado artículo 70 de la Ley General Tributaria se refiere, en su apartado 3, a determinados supuestos en los que será posible exigir la documentación tributaria al contribuyente, a pesar de que hayan transcurrido más de cuatro años desde que se formalizaron determinadas operaciones, y no sea posible ya dictar liquidación en determinados ejercicios.

Y es que, en la medida en que dichas operaciones, realizadas en períodos prescritos, sigan teniendo plena incidencia en ejercicios que todavía no han prescrito, el contribuyente seguirá obligado a conservar toda la documentación tributaria referida a dichas operaciones. Además, esta obligación es especialmente exigible en el caso de compensación de bases o cuotas que provienen de ejercicios anteriores.

En definitiva, mucho cuidado al destruir la documentación tributaria, no vaya a ser que la necesite si Hacienda llama a su puerta.