Importantes cambios en la facturación española: Cuándo será obligatorio presentar la factura digital

El 1 de enero de 2025 se inició la cuenta atrás hacia un nuevo hito en la digitalización de las empresas españolas: la obligación de remitir a Hacienda, de forma instantánea, todos sus facturas. Este importante cambio se espera para el próximo 2026 y supondrá una revolución para todas las empresas. Los impulsores de la medida esperan que sirva para prevenir la morosidad en las relaciones comerciales y aumentar la transparencia en las transacciones.  Cabe destacar que esta obligación se aplicará en todo el territorio español, tanto en las comunidades que dependen de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AET), como en los territorios de las haciendas forales de Euskadi y Navarra.

Empresas y autónomos deberán adoptar este estándar. Homogenizando sus facturas para que todas incluyan los mismos datos, y nuevas medidas como la inclusión de códigos QR (también estandarizados), para que ayuden a clasificar y localizar las facturas. Una serie de cambios que mejorarán los trámites con la administración, pero que suponen un importante desafío para muchos profesionales. 

Para ayudar en esta medida se han habilitado nuevas herramientas para las empresas que se adapten a los requisitos de cada una de las agencias tributarias que operan en España. De esta manera las empresas que tributen ante la Agencia Tributaria usarán el sistema verifactu, mientras que quienes tributen ante las haciendas forales deberán usar ticketBAI como estándar.

Estas herramientas servirán para verificar las facturas a la vez que abren un canal directo con Hacienda, así que ante esta situación es importante que las empresas tenga un software actualizado para que pueda afrontar con seguridad la transición ante el nuevo estándar.

Ante esta situación es importante contar con plataformas como Alegra, que ofertan una solución integral para las empresas en esta nueva etapa. Cualquier usuario de Alegra puede, sin salir de su servicio, generar una factura cumpliendo con los estándares establecidos por Verifactu exigidos para garantizar su validez ante la Agencia Tributaria de España (AEAT), crear automáticamente un archivo XML necesario para la AEAT,  con el formato exigido por el ya citadoVerifactu, y su envío automático, por canal seguro, a la administración. Todo el proceso en un único lugar, añadiendo además un sistema de comprobación automática que señala cualquier error que se haya encontrado en la factura para que pueda corregirse antes de que se entregue a Hacienda.

Pero el trabajo de la plataforma no acaba cuando se ha entregado a la administración, ya que una vez entregada la factura, el sistema crea un código QR para integrar en la factura que agilizará cualquier trámite posterior que haga falta realizar ante la administración.

Estas medidas se han de implantar en 2026, aunque aún no se ha establecido una fecha definitiva. Eso sí, una vez se establezca la obligatoriedad entrará en vigor también un régimen sancionador que  podrán llegar hasta 10.000 euros en las empresas más grandes, ya que, como pasa en otras sanciones de Hacienda, la cuantía de la multa se determinará según el número de trabajadores que tenga la empresa sancionada.